Uno de los grandes argumentos en contra de la cogestión del comedor y del cocinado en el centro con alimentos locales, agroecológicos, etc., es que sale mucho más caro y no es viable desde un punto de vista económico. Nuestra labor en este aspecto es muy importante ya que deberemos desmontar esos argumentos demostrando que se equivocan, a partir de datos precisos e información transparente.

Antes de comenzar el proceso, crearemos una previsión inicial ajustada a la realidad y los datos que obtengamos. Una vez puesto en marcha, llevaremos a cabo un trabajo detallista y continuado que nos permita implementar mejoras continuas.

 

CÁLCULO DE LA VIABILIDAD ECONÓMICA DEL PROYECTO
Básicamente lo que deberemos hacer es calcular las cuotas que se prevean obtener y los gastos que se cree que se producirán, a fin de comprobar si, además de lo que obtengamos de los ingresos propios, necesitaremos apoyo por parte del Gobierno Vasco o, en algunos casos, de los ayuntamientos.

En los centros con gestión directa es la persona encargada de comedor la que lleva el control de los fondos y la comisión de comedor, o en su defecto la dirección del centro, quien elabora los presupuestos. Por lo tanto, la mayoría de los ingresos y gastos ya se conocerán cuando se comience a hacer el análisis de viabilidad, con la única excepción de que en vez de calcular cuánto hay que pagar al catering por el menú tendremos que contabilizar cuánto cuesta hacer el menú en nuestra cocina. A continuación explicamos con más detalle los pasos que deberemos dar:

1. Cálculo de ingresos

Los ingresos se obtienen de:

  • Las cuotas que se pagan por cada menú. Actualmente las cuotas establecidas son:  4,60  cuando son comensales habituales; 3,30 si son habituales con derecho a transporte; 5,20 si son eventuales y 8,10 para el resto (personal del centro). Quién paga, cuándo, cuánto y cómo está establecido por el Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura tal y como te explicamos en el apartado Conoce tu comedor y se describe en detalle en esta circular del Departamento.
  • La cantidad que paga cada año el Gobierno Vasco. Tanto los centros de gestión directa como los proyectos piloto reciben una cantidad de dinero que varía en función de los siguientes factores:
    • El número de personas becadas o exentas de pago.
    • Los gastos previstos en maquinaria, reparaciones, utillaje, etc.
    • Los remanentes. Si el año anterior el balance ha sido positivo y ha sobrado dinero porque se ha gastado menos dinero de lo previsto.
    • El número de personal requerido por el centro que se define por los ratios establecidos por el Departamento de Educación según el número de comensales habituales que se hayan inscrito ese curso, y si este es funcionariado o no.
  • La cantidad pagada por el ayuntamiento. Hay algunos ingresos que en los centros de educación infantil y primaria provienen del ayuntamiento, básicamente los que tienen que ver con las instalaciones.
  • Los remanentes. Si en el ejercicio anterior (el curso previo) sobró dinero por algún motivo, este se considerará un ingreso del curso entrante.

Todos estos datos de ingresos previstos podremos obtenerlos solicitándolos al OMR.

2. Cálculo de gastos

  • Equipamiento. Reparaciones de equipos, maquinaria, mobiliario, material no inventariable y utillaje. Quizás sea necesario hacer algunas inversiones para el nuevo planteamiento que se vaya a hacer con los menús, que tendremos que tener en cuenta. El resto de gastos de esta partida serán los habituales que haya estado sustentando el centro hasta ese momento.
  • Personal contratado no dependiente directamente del Departamento de Educación. Es decir, si el personal de cocina es funcionariado, será el coste de contratación del personal monitor-educador a quien haya que contabilizar en gastos. Además, debemos tener en cuenta que este gasto va a aumentar con respecto a la gestión directa ya que hay funciones nuevas que se generan como explicamos en el apartado de equipo y funcionamiento diario. En algunos casos los proyectos piloto han optado por contratar a una persona que cubra esas funciones. Este es uno de los gastos que más van a variar en función de la postura que adopte el Gobierno Vasco sobre hasta qué punto el sostenimiento financiero del personal dependiente de un centro público está bajo su responsabilidad y no la de las familias.
  • Limpieza. Debe tenerse también en cuenta en los gastos todo el material y productos de limpieza que se generen.
  • Asesoramiento. Desde los proyectos piloto se ha precisado la contratación de servicios de asesoría en nutrición y en higiene y seguridad alimentaria. Este gasto podrá variar en función de la postura que adopte el Gobierno Vasco en caso de permitir legalmente la cogestión en un futuro.
  • Comida. Este es el gasto nuevo más importante y que más cambio va a suponer con respecto a la anterior gestión. Para realizar un cálculo aproximado del coste que van a suponer los alimentos adquiridos, tendremos que:
    • Definir el tipo de alimentos y las cantidades que vamos a necesitar tal y como se explica en el apartado de diseño de menús.
    • Informarnos sobre los precios que tienen los alimentos que queremos comprar a los colectivos y personas proveedoras de nuestro entorno para hacerles una oferta de compra lo más realista posible. Podéis encontrar más información del proceso de mapeo en el apartado de selección de colectivos y personas proveedoras.
    • Como este proceso puede resultar complicado, podemos solicitar a los proyectos piloto que nos pasen algunos de los números que manejan. No nos servirán exactamente porque tanto los menús como los precios de los alimentos pueden variar de un centro a otro, pero sí nos ayudarán a hacer una primera aproximación.
  • Otros gastos nuevos. Hay algunos otros pequeños gastos que surgen con el cambio de gestión y que no se contemplan más arriba como es el seguro de responsabilidad civil (que explicamos en el apartado de Higiene) o el material de oficina.

3. Presupuesto

Con todo lo anterior calculado, ya podremos hacer la previsión de balance, es decir, los ingresos propios menos los gastos totales que pensamos que va a haber. El resultado nos permitirá averiguar cuál es el déficit que tenemos que presentar a la Administración con el fin de que lo asuma.

No obstante, esto no deja de ser una previsión. Una vez que comience a darse el servicio podremos ir ajustando ese presupuesto ficticio a nuestra realidad, e ir haciendo modificaciones para garantizar que haya un equilibrio entre gastos e ingresos.

A continuación adjuntamos un archivo que emplea unos de los proyectos piloto para hacer el presupuesto (en la primera pestaña) y el cierre del balance de cada curso (en la segunda). Hemos extraído los datos concretos por cuestiones de privacidad pero es útil para poder hacerse una idea de las partidas de gasto e ingreso que han tenido en cuenta. Podéis descargarlo aquí.

GESTIÓN ECONÓMICA DIARIA

En los centros donde existe la gestión directa, todos los datos económicos que es obligatorio presentar a la administración se entregan a través de un programa informático específico tal y como se especifica en las instrucciones de la Viceconsejería. Los PP, por ser otro tipo de información la que manejan, se han quedado fuera de esta forma de presentación y actualmente archivan y organizan toda la información con hojas de cálculo y lo entregan así.

Además de actualizar todos los datos, hay algunas funciones que hay que cumplir como:

  • La recepción de albaranes y facturas, su comprobación y archivado.
  • El cálculo del coste en alimentos del menú. Normalmente se suma el coste de los alimentos de un periodo determinado (por ejemplo un mes) y se divide entre el número de menús que se han dado en ese tiempo para calcular el coste medio.
  • El control de los gastos e ingresos de comedor, la detección de posibles incidencias y su resolución.
  • La comunicación con los colectivos y personas proveedoras y, en el caso de que haya modificaciones en los precios convenidos, la negociación y toma de decisiones sobre los nuevos precios.
  • El manejo de la tesorería, con las compras y pagos que haya que ir realizando diariamente por un lado, y el cobro a comensales por el otro.
  • Cada cierto tiempo, la evaluación del balance de cara a corregir desviaciones que puedan producirse.