La selección de las personas y/o colectivos que van a proveer de alimentos al centro es una de las cuestiones que más va a determinar la influencia del cambio de modelo de comedor hacia uno más sano, justo, agroecológico, cercano, educativo y participativo a nivel de la comunidad y del medio ambiente.

Es un proceso que requiere varias etapas y es importante que sea una de las primeras tareas que impulse el grupo motor ya que, en paralelo con el diseño de los menús, determinará de qué alimentos podemos disponer y cuáles van a ser los costes de su compra. Ambos aspectos son esenciales para ir definiendo el proyecto de viabilidad.

Además, os recomendamos encarecidamente que el grupo motor cuente con la colaboración y asesoramiento tanto de agentes que conozcan el sector primario local, como de las  experiencias que ya se hayan puesto en marcha en otros centros como forma de facilitar la tarea.

Una cosa más, a lo largo de toda la guía hablamos siempre de colectivos y personas proveedoras de alimentos. Este es el término que nos ha parecido más adecuado para englobar a los múltiples agentes que podrían servir la oferta de materias primas al centro: están por una parte, mujeres y hombres baserritarras, pescadoras y pescadores, que pueden trabajar individualmente o asociarse bajo diferentes fórmulas y que a su vez, podrán o no realizar transformaciones o elaboraciones en los alimentos que produzcan o pesquen. Por otra, cuando no sea posible adquirir los alimentos directamente del sector primario, se pueden comprar también a personas o colectivos que se encarguen de la elaboración o bien de la distribución solamente y por último, también estaría la posibilidad de comprar al comercio local algunas materias primas.

A continuación vamos a pasar a exponer los pasos que debemos seguir para esta selección:

1. DECIDIR EL SISTEMA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Lo primero que deberemos hacer es consensuar el sistema que vamos a diseñar para hacer la selección. Cada centro deberá encontrar un sistema que se adapte a su realidad y a sus necesidades. A continuación exponemos dos fórmulas que nos parecen recomendables:

A. Selección a través de un proceso abierto

Si queremos que la elección sea lo más transparente, equitativa y democrática posible, hay una serie de aspectos que deberíamos definir previamente y dar a conocer a todas las personas interesadas para que puedan presentar sus candidaturas, que serían los siguientes:

  • Lotes: Sería caótico comprar cada alimento de uno en uno. Normalmente se agrupan por lotes para facilitar la gestión. Deberemos asimismo establecer los requisitos específicos por cada lote. Por ejemplo, las verduras pueden ser un lote completo y sus requisitos específicos serían los diferentes tipos de verdura que necesitamos, los kilos a lo largo del año, el precio, o cuestiones logísticas como el día que debe entregarse o cómo debe llegar al centro (limpia, en cajas, etc.).
  • Criterios de selección: En el punto siguiente vamos a ver algunos posibles criterios que podríamos emplear. Además, tendremos que decidir qué peso se le va a dar a cada uno en el momento de evaluar a las personas o entidades que se presenten al concurso, estableciendo, por ejemplo, una puntuación diferenciada en función de la importancia que le demos a cada uno.
  • Plazo de la contratación: Hay que elegir el plazo como puede ser durante un curso o dos. Una opción es que dentro de los criterios, incluyamos que se trate de hacer rotaciones, es decir, que quien ya haya obtenido el contrato por un año no lo haga el siguiente para favorecer un reparto más equitativo, aunque dependerá de la disponibilidad que exista de colectivos y personas proveedoras.
  • Documentación a presentar para poder participar en el proceso de selección: Para asegurarnos que esa persona o entidad cumple con las exigencias legales o sanitarias para llevar a cabo ese servicio hay algunos documentos oficiales que debe presentar como el NIF, el Impuesto de Actividades Económicas o el documento que garantice las condiciones higiénico sanitarias pertinentes (en algunos casos el número de registro sanitario) , entre otros. Además de eso, también habrá que definir los puntos que contendrá la memoria que las personas que se presenten deberán completar, mediante la cual se podrán puntuar los criterios de valoración establecidos.
  • Mesa de valoración: Quiénes van a ser las personas que van a evaluar las ofertas presentadas. Lo recomendable sería que hubiese representación de personas implicadas con el proceso y pertenecientes al centro (por ejemplo, alguien del AMPA, de la dirección, del grupo motor, etc.) pero también de personas que consideremos “expertas” en la materia que haya que valorar (por ejemplo, si muchos de los criterios son sanitarios, una persona que sea técnica de sanidad, si son medioambientales, alguien que controle de esa temática, etc.)

Aquí podéis encontrar un ejemplo de un lote ofertado por la escuela Allende Salazar donde aparecen los puntos comentados arriba; más adelante podréis descargar todos los demás.

B. Selección a través de la adhesión a un concurso público

Esta opción permite ahorrar trabajo y garantizar que el proceso sea transparente y equitativo. Consiste en que el centro se adhiera a algún contrato que haya hecho alguna administración pública. La ventaja es que no tendremos que definir por nuestra cuenta los aspectos planteados en el punto anterior (lotes, criterios, plazos, mesa de valoración, etc.) ni llevar toda la carga administrativa del concurso, sino que se encargará la comisión y/o personal técnico a quien se le haya asignado.

En este caso, vuestra tarea principal sería indagar si en la comarca hay experiencias similares a vuestro proyecto y cómo han hecho la selección. También habrá que ver si habría suficiente producción para que, además de ese/esos proceso/s, se pueda abastecer el comedor escolar. Una vez identificado el proceso al que queremos adherirnos y habiendo conseguido su consentimiento, nuestra participación en él puede ser:

  • Consiguiendo un puesto para representar al centro dentro de su comisión de trabajo. En este caso, podéis seguir leyendo el resto de puntos de esta pantalla ya que el proceso es muy similar al que haríais por vuestra cuenta, solo que contaréis con la ayuda de más personas para hacerlo (y también tendréis que consensuarlo con ellas). Esto se ha hecho en la cocina municipal de Orduña, donde la AMPA ha participado en la preparación de los pliegos que se hicieron.
  • Si esto no es posible, se deberán aceptar los criterios y condiciones que se hayan establecido en el concurso, pero la ventaja es que podéis saltar directamente al punto 6, de puesta en marcha.

En todo caso recomendamos que, sea cual sea el mecanismo que se elija, se comunique a los diferentes agentes participantes qué se va a hacer, quién y los motivos por los que se ha decidido así. En el apartado de sensibilización y comunicación damos algunas pistas de cómo hacerlo y porqué.

2. DETERMINAR LOS CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN: Una vez que hayamos elegido el mecanismo de selección, si procede, tendremos que definir los criterios con los que se va a valorar a las personas y colectivos proveedores. Es importante que estos criterios estén claros desde un inicio, sean verificables y se sepa en base a qué se van a estimar , porque son los que orientarán la búsqueda y los que se tendrán en cuenta en el proceso de selección final para elegir una opción u otra. Cada centro tendrá sus propias prioridades y necesidades en base a las que determinar cuáles van a ser los criterios pero, en general, hay tres tipos a considerar: ideológicos, técnicos, e higiénico-sanitarios.

1. Ideológicos

Estos son los que determinarán la transformación social de la comunidad y del entorno a la que va a contribuir el centro. Para definir cuáles podrían ser, un excelente punto de partida es la caracterización de los comedores escolares  que propone la iniciativa GPGA. No obstante, aquí os pasamos algunas ideas:

  • Criterios de sostenibilidad medioambiental como:
    • Alimentos kilómetro cero siempre que sea posible. Para alimentos que no se produzcan de forma local, establecer cupos máximos.
    • Producción agroganadera y pesca con técnicas agroecológicas y sostenibles.
    • Priorización de alimentos de temporada.
    • Fomento de la agrobiodiversidad local, mediante la recuperación y empleo de razas y variedades locales.
    • Elaboración artesana, con menor coste energético y contaminación del entorno reducida (agua, suelos, etc.).
    • Empleo de envases reutilizables o reciclables, no uso de plásticos siempre que sea posible.
  • Criterios sociales como:
    • Número de puestos de trabajo generados.
    • Priorización de personas jóvenes que se están instalando.
    • Priorización de personas en riesgo de exclusión social.
    • Personas/entidades que participen en redes o alianzas en favor de la Soberanía Alimentaria.
    • Proyectos con sistemas de certificación participativa o sistemas participativos de garantía.
    • En caso de ser comercios, que sean locales, que contribuyan a la economía local del municipio/comarca donde se encuentre el centro.
    • Cooperativas, asociaciones entre baserritarras frente a iniciativas individuales.
  • Criterios de equidad de género:
    • Priorización de proyectos donde trabajen mujeres.
    • Priorización de proyectos donde haya mujeres que participen en la toma de decisiones.
    • Proyectos que incorporen medidas de conciliación/corresponsabilidad en su trabajo diario.
    • Proyecto que trabajen desde una perspectiva de género o feminista.
  • Criterios de salud:
    • No empleo de químicos en la producción agroganadera.
    • No empleo de aditivos artificiales en alimentos elaborados.
    • Alimentos elaborados evitando cantidades excesivas de sal, azúcares o grasas hidrogenadas.
    • No alimentos transgénicos, tampoco para la alimentación del ganado.
  • Criterios culturales y educativos:
    • Personas o entidades que se comprometan a participar activamente en el proyecto educativo del centro.
    • Proyectos que se comprometan a informar de sus modos de producción, trabajo y organización.
    • Compromiso por el uso y la promoción del euskera en sus diversas formas de comunicación.
    • Uso de variedades o razas autóctonas y recuperación de técnicas tradicionales en la producción o elaboración de alimentos.

A modo de ejemplo sobre cómo llevar a cabo estos posibles criterios a la práctica, aquí podéis encontrar los cuatro criterios principales establecidos por la escuela Allende Salazar.

2. Técnicos / logísticos

Estos criterios nos permitirán establecer quién/es serán capaces de suministrar la materia prima que necesita el comedor según las necesidades que tengamos.

Los principales criterios podrían ser:

  • Capacidad de suministro:
    • de los distintos alimentos que se solicitan en cada lote
    • de las cantidades requeridas de cada alimento
    • con la frecuencia deseada (por ejemplo, 1 vez a la semana) y en el tiempo preestablecido (por ejemplo, los lunes antes de las 10 de la mañana)
  • Capacidad de entrega en las condiciones preestablecidas en cada lote (por ejemplo, pescado sin espinas, lechugas lavadas, pollo despiezado, yogures en cajas de 24, etc.)
  •  Capacidad de respuesta ante imprevistos (en caso de que no se pueda entregar por falta de producción, qué harían)

3. Higiénico-sanitarios

Los criterios higiénico-sanitarios variarán según la situación particular de cada centro en función de diferentes aspectos como el tipo de alimentos empleados, el estado en el que se entregarán, cómo se transforman y distribuyen, o las propias instalaciones y equipos disponibles.

Generalmente los requisitos higiénico-sanitarios que se precisan legalmente suelen ser relativos a:

  • el tipo de explotación en la que se realiza la actividad.
  • las técnicas de producción o transformación de alimentos.
  • el sistema de transporte de las materias primas.
  • las condiciones de entrega al centro.

Es muy recomendable que estos requisitos sean directamente tratados con la entidad sanitaria correspondiente para poder definirlos adecuadamente tal y como recomendamos en el apartado de higiene y seguridad alimentaria.

3. BÚSQUEDA E IDENTIFICACIÓN DE COLECTIVOS Y PERSONAS PROVEEDORAS

Una vez que ya hayamos definido con qué tipo de alimentos queremos proveer a nuestro comedor, es hora de buscar a las personas que los producen o suministran. Si hemos optado por crear relaciones cercanas y directas con baserritarras, pescadoras o pescadores del entorno del centro y que a ser posible lleven a cabo procesos agroecológicos, puede resultar una tarea algo compleja en un inicio.

Tenemos que tener en cuenta que:

  • En nuestra sociedad se han perdido tantísimo esas relaciones cercanas y de confianza que recuperarlas no es sencillo. Habitualmente no conocemos ni a las y los baserritarras de nuestro territorio y mucho menos qué producen, cómo lo hacen o a quién venden.
  • Estas personas pueden percibir nuestro proyecto como muy arriesgado. Si queremos que lo vean también como una oportunidad, necesitamos explicarles cuál es nuestra intención y por qué necesitamos contar con su colaboración.

Entonces, ¿Qué podemos hacer?

Si no sabéis, preguntad

Hay muchas entidades que estarán dispuestas a ponernos en contacto con baserritarras, pescadoras o pescadores del entorno, y pueden proporcionarnos tanto información útil sobre quienes están trabajando en la zona, como apoyo técnico para algunas de las dudas que os vayan surgiendo en el proceso. Aquí algunas posibles que también encontraréis en el apartado de contactos:

  • Agencias de Desarrollo Rural (ADRs)
  • Ayuntamientos, algunos de ellos cuentan con un servicio de agroecología, desarrollo rural o similar
  • Asociaciones que se encargan de certificar alimentos ecológicos, tradicionales, etc.
  • Sindicatos agrarios
  • Cooperativas, grupos de consumo alternativos
  • Asociaciones de comercio locales
  • Dentro del total de madres y padres del centro puede haber baserritarras que podrían tener interés en proveer al centro y fortalecer así el vínculo de las familias con el proyecto. Esto ya se dio en algunos de los centros que han participado en los proyectos piloto ubicados en zonas rurales. Incluso en uno de ellos, se planteó la posibilidad de crear una cooperativa entre padres y madres que producían alimentos.

Presentación del proyecto: contadles la idea

Una vez identificadas posibles personas y entidades proveedoras, se puede convocar una reunión donde les invitemos para explicarles el proyecto, y ver si podrían tener interés en participar, así como darles una primera información de que se requeriría para hacerlo.

En esta reunión podemos explicar:

  • El sistema de selección que hemos decidido establecer, con la documentación a presentar
  • Fechas de inicio y duración del contrato
  • Los criterios de valoración que se emplearán para la selección (ideológicos, técnicos e higiénico-sanitarios)
  • Una primera información de los lotes que se están pensando, las cantidades de alimentos que se van a necesitar y otras cuestiones técnicas o económicas que consideremos de interés
  • La opción de asociarse entre varias personas para poder ofrecer un lote. Esta posibilidad permite acceder al proceso de selección a personas con pequeñas producciones, lo que fomenta la economía a pequeña escala, la cooperación entre baserritarras y además, reduce el riesgo de problemas de suministro, ya que en caso de que alguien falle, pueden cubrir la demanda el resto.

4. COORDINACIÓN CON POSIBLES COLECTIVOS O PERSONAS PROVEEDORAS

Una vez que ya hemos informado sobre el proyecto que queremos llevar a cabo a las posibles personas proveedoras que hemos identificado, es importante coordinarse con quienes muestren interés de cara a poder asegurar la factibilidad de los suministros de alimentos que hemos previsto, y que se ajustan al precio, cantidad y condiciones que estamos planteando.

Info

Se convocarán reuniones de libre acceso con grupos de colectivos y personas proveedoras divididos según el tipo de alimentos o lote al que pertenezcan (por ejemplo: una reunión para lácteos, otra para frutas y hortalizas…). El motivo de esta división es porque las condiciones y requisitos difieren de unos tipos de alimentos a otros. En estas reuniones podemos tratar los aspectos técnicos, logísticos o sanitarios para cada lote, como pueden ser:

  • La composición de los lotes, con los tipos y cantidades de alimentos que es posible incluir (que ya habremos calculado aproximadamente al diseñar los menús). A partir de lo que hemos planificado puede variar por el tipo de producción local que se da, la disponibilidad de baserritarras, etc.
  • Los posibles repartos de alimentos en caso de asociarse entre baserritarras para suministrar un lote.
  • Las frecuencias con las que tendrán que suministrar las materias primas de ese lote.
  • Las condiciones higiénico-sanitarias específicas de ese tipo de alimentos.
  • Posibles planes de acción frente a problemas de suministro.
  • Las fechas en las que podría comenzar a suministrar al centro. Hay que tener en cuenta que en caso de que haya que reorganizar la producción para adaptarse a la demanda del centro, se requieren unos plazos determinados que varían con el tipo de producción. Por ejemplo, en el caso de las verduras, es posible que se necesiten unos meses desde que se cultiva hasta que se cosecha.

5. SELECCIÓN DE COLECTIVOS O PERSONAS PROVEEDORAS

Si hemos optado por realizar un proceso de selección abierto desde el centro, una vez definidas las principales características que tendrá y con los contactos previos que hayamos realizado, ya estaremos en disposición de terminar de redactar los requisitos técnicos y administrativos que vamos a solicitar para comenzar el proceso de selección de los colectivos y personas proveedoras.

Info

En este documento indicaremos lo siguiente para cada lote que queramos contratar:

  • La documentación requerida para participar.
  • Los criterios de valoración y la puntuación que se le va a dar a cada uno.
  • Los productos que incluye cada lote, las cantidades y precios máximos que podría asumir el proyecto.
  • Las fechas, mesa de valoración y otras condiciones de la selección.

A continuación, puedes descargar un ejemplo de los requisitos elaborados por la escuela de Gernika para su concurso público.

Una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas, la mesa de valoración elegirá a quienes se van a contratar dentro del periodo que se haya definido. Además, es recomendable identificar quienes pueden servir de alternativa en caso de imprevistos en el suministro ordinario, y que pueden asignarse como suplentes. Todo esto se comunicará a todas las personas que se hayan inscrito e incluso puede informarse a mayor escala por el canal que se considere más oportuno.

Por último, también es recomendable preparar con antelación unos criterios de rechazo. Es decir, definir cuáles serán los motivos por los que se deberá cambiar de suministro una vez haya comenzado para evitar arbitrariedades. Por ejemplo, en un centro el rechazo lo dictamina la comisión de comedor y se dará con una falta grave o tres faltas leves y siempre teniendo en cuenta el histórico de ese colectivo o persona proveedora. Para definir lo que es una falta y su gravedad lo más objetivamente posible, han creado una instrucción técnica.

6. PUESTA EN MARCHA

Organización de pedidos y entregas

Una vez se haya hecho la selección, será necesario que definamos algunos detalles con las y los proveedores, como por ejemplo:

  • Cómo se hará la gestión de los pedidos.
  • Cuál será la logística para la entrega de los pedidos. A veces pueden organizarse para que cada responsable de lote entregue su pedido en un día concreto, y otras se ponen de acuerdo para juntar varios en un sólo transporte. Es importante conocer estos detalles porque influyen en el almacenamiento y en el cocinado, sobre todo cuando se trata de alimentos frescos.
  • Cuál será el plan de acción para los distintos problemas de abastecimiento que puedan surgir, imprescindible para garantizar que los menús podrán elaborarse cada día. En la planificación con las personas y colectivos proveedores se puede acordar que se encarguen de gestionar el contacto y logística en caso de no poder suministrar por su cuenta algún alimento.

Aquí podéis descargar:

  • Tres ejemplos de hojas de pedido que se emplean en los PP, para verdura, no alérgenos y congelados.
  • Dos fichas que recogen las principales características de distintos tipos de alimentos (ver aquí y aquí).
  • Una ficha para el control de irregularidades en la recepción de pedidos.

Creación de fichas técnicas de producto

Una vez se ha seleccionado a las personas y colectivos proveedores, deben elaborar unas fichas con la información de cada uno de ellos y la materia prima de la que nos va a proveer. Es muy importante que siempre entreguen estas fichas, ya que por ejemplo, son la forma en la que podemos identificar qué alimentos pueden ser alérgenos y cuáles no, y evitar poner en riesgo la salud de las criaturas con necesidades especiales de alimentación. Aquí podéis encontrar algunas orientaciones generales sobre las especificaciones que hasta ahora ha exigido el Departamento de Educación a las empresas adjudicatarias.

A continuación, puedes descargar unos ejemplos de las fichas técnicas de producto que tienen que entregar los colectivos y personas proveedoras.

Trabajo diario

Una vez hecha la selección y se haya comenzado a servir, tendremos que asignar a una o varias personas que se encarguen de:

  • Hacer seguimiento y evaluación junto con el personal del comedor y comunicarse frecuentemente y coordinarse con los colectivos y personas proveedoras seleccionadas para hacer mejoras progresivas en el servicio (calidad de los alimentos, forma y frecuencia de la entrega, etc).
  • Recepcionar y validar la mercancía, conociendo los requisitos tanto para aceptarla como para rechazarla (proveedores homologados, fechas de entrega, formatos, especificación técnica/criterios de validación, instrucciones).
  • Realizar el inventario de materias primas de forma que se adecue a las raciones requeridas y se cumplan los menús establecidos.
  • Actualizar el listado de personas proveedoras, horarios y días de entrega, especificaciones de materias primas y ensayos analíticos realizados.
  • Corregir problemas de suministros y vulnerabilidades detectadas, preparando acciones correctivas para los diferentes incidentes que se puedan presentar.
  • Comunicar a las familias y el resto de comunidad escolar de dónde provienen los alimentos que servimos, como en este ejemplo del centro de Laukariz.